VKPHT. Описание системы
Назначение документа
Настоящий документ содержит функциональное описание коробочного решения платформы VK People Hub Talent, далее – Система.
В документе описаны Модули, Сервисы и автоматизируемые процессы, входящие в состав коробочного решения.
Описание системы
VK People Hub Talent – система управления талантами и опытом работников. Это открытая и гибкая российская цифровая Система, в основе которой лежит анализ больших данных. Решение позволяет автоматизировать важнейшие этапы жизненного цикла работника в компании, предоставляет удобные инструменты мониторинга и аналитики по автоматизируемым процессам.
Функциональные модули и сервисы Системы
PLT Модуль «Базовая функциональность»
Модуль позволяет:
- работнику ознакомиться с организационной структурой компании, осуществить поиск коллег и просмотреть основную информацию о них, перейдя в личный профиль;
- руководителю отслеживать ключевые метрики подчиненного подразделения, помогает ориентироваться в процессе принятия решений по команде;
- работнику вести свой проектный опыт в профиле;
- анализировать соответствие того или иного кандидата на проектную должность.
CDP Модуль «Карьера и развитие»
Модуль позволяет:
- сформировать цифровой профиль, аккумулирующий информацию по работнику (опыт, навыки, достижения) для самопрезентации работника в компании и для принятия решений по работникам в части карьеры, развития и отбора;
- сформировать индивидуальный план развития работника и отследить прогресс его выполнения;
- сформировать пул преемников/кадровый резерв на критические/ключевые позиции, рассчитать защищенность позиций;
- выполнять поиск и отбор работников на основании данных их профиля;
- запускать карьерные опросы, поставляемые в коробочном решении;
- создавать собственные опросы, исходя из потребностей бизнеса и получать информацию по результатам прохождения опросов
PM Модуль «Оценка»
Модуль позволяет:
- организовать процесс оценки компетенций работников и определить уровень соответствие работников занимаемым позициям;
- сформировать профили должностей;
- работнику ввести свой профиль компетенций.
- CDP Модуль «Карьера и развитие»;
ONB Модуль «Адаптация»
Модуль позволяет:
- оказать поддержку новым работникам со стороны наставника (бадди) и руководителя для быстрой адаптации в компании с первого дня работы;
- отслеживать прогресс адаптации каждого нового работника, принимать решения по адаптации работника, а также получить обратную связь от всех участников процесса.
Глоссарий
Адаптация – это оказание помощи вновь принятому работнику в усвоении и принятии норм и правил, существующих в компании, создание позитивного образа компании и приобщение к корпоративной культуре.
Готовность к ротации – это готовность работника к перемещениям и мобильности.
Готовность преемника – это срок подготовки приемника, по истечении которого он будет готов полноценно и без потери качества заменить текущего работника.
Задача плана адаптации – это описание действий, которые необходимо выполнить адаптируемому в течение указанного срока для успешного прохождения адаптации на новом рабочем месте.
Защищенность позиции – это оценка возможности оперативной замены работников, ведущих бизнес-процессы в компании, и наличие подготовленных работников, способных полноценно и без потери качества заменить текущего работника.
Индивидуальный план адаптации (ИПА) - это комплекс задач, помогающий новому работнику в адаптации к рабочей среде компании и его подготовке к началу трудовой деятельности в новой должности. План адаптации включает в себя: чек-лист, полезные материалы, обучающие материалы, опросы.
Индивидуальный план развития (далее — ИПР) – это план, содержащий список развиваемых компетенций (в зависимости от желаемой траектории развития, целевой позиции или карьерного трека работника) и развивающих мероприятий, сформированный индивидуально для каждого работника.
Индивидуальный профиль компетенций работника – это набор компетенций, описывающих конкретного работника.
Индивидуальные цели – это цели работников.
Каталог компетенций – это единый структурированный перечень компетенций.
Компетенция – это определенные навыки, знания и личностные особенности, влияющие на стиль и продуктивность работы специалиста.
Критичность позиции – это степень защищенности бизнес-процесса, заключенного в рамках позиции.
НСИ – это нормативно-справочная информация.
Модуль Системы – это набор функциональности (страниц Системы), относящейся к одному из автоматизируемых процессов.
Обучающие материалы – это набор различного рода информационных материалов, необходимых для изучения и формирования у работника знаний и умений в определенной области.
Опрос карьерного планирования – это инструмент исследования ключевых факторов мотивации, готовности к лидерству, мобильности, опережающему развитию, а также готовности к передаче знаний и экспертизы.
Оценка 360 (270, 180, 90) – это метод оценки персонала для определения уровня развития компетенций работника путем заполнения специально разработанного опросника (анкеты) несколькими экспертами (рабочим окружением работника – руководителями, подчиненными, коллегами).
Полезные материалы (по адаптации) – это свод материалов в рамках процесса адаптации, сгруппированных в соответствии с ролью работника (Новый работник/Руководитель/Бадди).
Позиция – это позиция штатного расписания.
Преемник – это подготовленный работник, способный полноценно и без потери качества заменить текущего работника.
Проектный опыт работника – это информация об участии работника в проектной деятельности, как внутри компании (корпоративный проектный опыт), так и в других компаниях/предыдущих местах работы (внешний проектный опыт).
Профиль должности – это структурированный перечень компетенций для определенной позиции с указанием уровня их развития, необходимого для эффективного выполнения задач.
Развиваемые компетенции – это компетенции для развития работником в соответствии с ИПР в ближайший период, исходя из выбранных траекторий развития или целевой позиции.
Сервис Системы – это инструмент, позволяющий визуализировать данные и аналитику в соответствии с возможностями Системы.
Траектория развития – это выбираемое работником направление развития, определяющее набор компетенций для развития. Траектория развития предполагает развитие в выбранном направлении, затем при желании работника она может быть изменена.
Целевая позиция – это должность, на которую работник является преемником/резервистом.
Чек-лист (плана адаптации) – это список задач, сгруппированных по периодам программы адаптации, с возможностью отмечать выполнение каждой задачи. Для каждого участника процесса адаптации формируется отдельный чек-лист согласно его роли.
PLT Модуль «Базовая функциональность»
Цель Модуля – хранение и визуализация учетно-кадровых данных и обеспечение стабильной работы Модулей Системы.
Задачи модуля:
- Удобная навигация работников по Модулям Системы.
- Ознакомление работника с организационной структурой компании (линейная, функциональная, проектная).
- Обеспечение возможности поиска и просмотра информации о работниках компании.
- Ведение личных профилей работников, ознакомление с профилями других работников.
- Предоставление руководителю доступа к актуальной информации (метрики, сводная статистика по процессам) о подчиненном подразделении.
- Предоставление работнику возможности ведения своего проектного опыта в профиле.
- Возможность анализировать соответствие того или иного кандидата на проектную должность.
- Возможность ведения справочников системы (НСИ) через панель администрирования.
- Возможность управления ролями пользователей через панель администрирования.
Схема Модуля
Рисунок – Схема процесса PLT Модуля «Базовая функциональность»
Описание Модуля
Таблица – Описание процесса
| Описание | Роли-участники | Результат |
| PLT1 «Главная страница» | ||
После авторизации пользователь попадает на главную страницу Системы. Главная страница содержит базовую информацию, необходимую для работы с системой, а также осуществляет функцию навигации. Наполнение страницы: Раздел "Моя команда" с возможностью перехода в профили коллег при клике по фото. Раздел формируется в зависимости от роли пользователя:
Кнопки перехода в сервис "Организационная структура". Кабинет роли (кабинет работника, кабинет руководителя, управление талантами, справочники, администрирование), содержащий меню со страницами системы, доступными для пользователя в соответствии с ролью.
| Все пользователи | Просмотр данных Главной страницы |
| PLT2 «Организационная структура» | ||
В Системе возможна визуализация разных видов структур: линейной (административной), функциональной, проектной. Табличное представление организационной структуры: Пользователь может просматривать организационную структуру в табличном виде и осуществлять поиск и применять фильтры по данным, отображаемым в таблице. В разделе «Моя команда» пользователь видит перечень работников (в соответствии с ролью) и данные по ним:
В разделе «Все работники» пользователь видит организационную структуру (линейная, функциональная, проектная) всей компании, перечень работников и данные по ним. Дерево организационной структуры: Пользователь может просматривать структуру в виде дерева (органиграммы) и осуществлять поиск.
| Все пользователи | Просмотр данных организационной структуры |
| PLT3 «Профиль работника» | ||
Работник может просматривать свой профиль, и наполнять его данными в части редактируемых разделов (кроме данных, получаемых из учетной кадровой системы). В своем профиле Работник видит информацию, полученную из кадровой системы, а также аналитические разделы, агрегирующие данные из других Модулей Системы. Пользователь с ролями Работник, Руководитель или HR может просматривать (редактирование недоступно) профили других работников (коллег) и видеть данные, доступные в соответствии с полномочиями роли.
| Работник Работник, Руководитель, HR | Просмотр данных профиля работника |
| PLT4 «Профиль подразделения» | ||
Руководитель может просматривать профиль своего непосредственно подчиненного подразделения, содержащий следующие разделы: 1. Боковой раздел c ключевыми данными о подразделении из кадровой системы. 2. Аналитический раздел «Общие сведения», который содержит метрики:
Также в разделе представлена таблица нижестоящих подразделений, содержащая следующие сведения: наименование подразделения, руководитель подразделения, штатная численность, количество вакансий, доля заполненных штатных должностей подразделения. Возможно перейти к просмотру профиля каждого из нижестоящих подразделений. 3. Раздел «Компетенции команды» содержит: подраздел «Статистика по компетенциям» по всем компетенциям, привязанным к личным профилям работников в разбивке по типам компетенций;
4. Раздел «Преемственность» содержит:
5. Раздел «Оценка» содержит статистические данные о мероприятиях оценки работников подчиненного подразделения. 6. Раздел «Обучение» содержит статистические данные об обучающих мероприятиях и истекающих сертификатах работников подчиненного подразделения. 7. Раздел «Кадровый резерв» содержит статистические данные по согласованию резервистов, риску возникновения вакансии, защищенности позиций 8. Раздел «ИПР» содержит статистические данные об индивидуальных планах развития работников подчиненного подразделения. 9. Раздел «Отсутствия» содержит данные о фактических отсутствиях работников подчиненного подразделения. 10. Раздел «Взыскания» содержит данные о взысканиях работников подчиненного подразделения. | Руководитель | Просмотр данных профиля подразделения |
| PLT5 «Ролевая модель», «Администрирование» | ||
Пользователь с полномочиями назначения ролей может назначить работников из оргструктуры на существующие роли системы путем выбора работника из организационной структуры. Либо удалить уже назначенных на роль работников. Кроме административной панели присвоения ролей и полномочий, доступна административная панель «Справочники», позволяющая вести НСИ в системе, а также панель «Администрирование», которая позволяет вести настройки отдельных экранов и процессов локально. | Администратор ролей | Управление ролями пользователей |
| PLT6 «Проектная структура» | ||
Система позволяет хранить данные проектной структуры и визуализировать данные структуры на экранах процесса. Доступна работа с данными справочника проектов, составом и ролями проектных команд. Также доступно ведение проектного опыта пользователем системы. Работнику доступен редактируемый раздел "Проектный опыт" в личном профиле, в котором он может указать данные о своем участии в проектах за прошлые периоды (в том числе в предыдущих компаниях) и текущие проекты. Компетенции, роли, направления деятельности участвуют в формировании аналитического профиля работника в разделе "Аналитика" и позволяют анализировать соответствие того или иного кандидата на проектную должность. | Работник, Руководитель, HR | |
Функции системы
PLT1 «Главная страница
- настраиваемое при внедрении Системы меню для различных системных ролей;
- возможность перехода между функциональными блоками из любого экрана, поиск функций Системы в каталоге;
- возможность вывода специализированных пунктов меню для работников с определенными свойствами;
- возможность изменения контекста отображаемых панелей применением фильтрации;
- возможность настройки меню и доступов на уровне бизнес-администратора Системы от Заказчика.
PLT2 «Организационная структура»
- интеграция (наследование) организационной структуры из учетной кадровой системы;
- интеграция (хранение) списка объектов организационной структуры (подразделений, штатных единиц и т.д.) и других структур в рамках проекта внедрения;
- интеграция (наследование) организационной, функциональной и проектной структуры из учетной кадровой системы;
- интеграция (наследование) истории назначений работников и вакансий из учетной кадровой системы.
PLT3 «Профиль работника»
- интеграция (хранение) списка работников и физических лиц из учетной кадровой системы;
- хранение информации по работнику из учетной кадровой системы;
- хранение данных иных физических лиц, не являющихся штатными работниками;
- настраиваемая в рамках внедрения структура разделов профиля работника и отдельных показателей под различные роли;
- настройка пользователем/бизнес-администратором видимости разделов профиля для различных ролей;
- средства поиска (и формирования выгрузки) работников по наличию определенного проектного опыта и компетенций.
PLT4 «Профиль подразделения»
- настраиваемая в рамках внедрения структура разделов профиля подразделения и отдельных показателей.
PLT5 «Ролевая модель»
- наличие встроенных ролей;
- возможность расширение НСИ состава ролей в рамках локальных процессов заказчика на этапе старта внедрения системы;
- присвоение ролей пользователям средствами администратора;
- настройка в рамках внедрения автоматического присвоения ролей и полномочий пользователям через положение в организационной структуре;
- поддержка автоматического определения функциональной роли через организационную структуру и схему бизнес-процессов - перечень согласующих, перечень информируемых и др.;
- разграничение прав доступа к просмотру и редактированию информации в Системе в соответствии с ролевой моделью;
- возможность присвоения полномочий в рамках юридического лица, группы юридических лиц на уровне настройки при внедрении;
- возможность просмотра перечня пользователей и их доступов на уровне бизнес-администратора.
В системе предусмотрено три типа ролей:
1. Автоматически назначаемая роль: данный тип ролей является вычисляемым на основе данных организационной структуры и присваивается работнику автоматически без участия администратора.
- Работник – любой работник компании;
- Руководитель – линейный (административный) руководитель работника.
2. Роли, назначаемые администратором ролей и доступов:
- HR – работник компании, выполняющий административный контроль за соответствующим автоматизируемым процессом. Роль может быть декомпозирована по принципу разделения ответственности за функцию в процессе;
- Администратор системы — работник компании, выполняющий функции администрирования системы локально (настройка ролей и прав доступа, ведение справочников НСИ, настройка локальных конфигураций через административные панели).
3. Роли, которые присваиваются пользователю в ходе бизнес-процесса с определенным бизнес-процессом организационным объемом.
- Новый работник – работник компании, которому назначена программа адаптации. Согласно бизнес-процессу адаптации, у каждого Нового работника есть Руководитель и назначенный помощник – Бадди;
- Бадди – работник Компании, назначенный в качестве наставника для нового работника. Бадди непосредственно на рабочем месте или в процессе работы передает свои знания и опыт новым работникам, знакомит их со спецификой работы, способствует построению взаимоотношений в новом коллективе или в новой должности.
Принцип присвоения ролей
Одному пользователю может быть присвоено несколько ролей в Системе.
В коробочную поставку входят роли Работник и Руководитель. Финальный состав ролей обсуждается с Заказчиком.
Каждой роли предоставляется доступ к кабинетам и страницам Системы, в зависимости от полномочий роли (возможно расширить состав кабинетов пользователей при наличии других ролей):
- Кабинет работника (все роли);
- Кабинет руководителя (роль Руководитель);
- Управление талантами (роль HR);
- Администрирование (роль Администратор системы).